Política de tratamiento de datos personales

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de datos personales es VERIFÍCAME S.A.S., identificada con NIT 901.709.841, con domicilio en Bucaramanga, Colombia, y correo de contacto [email protected].

¿Qué es Verifícame y por qué trata datos?

Verifícame es un proveedor tecnológico (Tech Provider de WhatsApp Business Platform) que construye y opera infraestructura de automatización conversacional para negocios, a través de productos como VFoodie (pedidos por WhatsApp) y VMenus (cartas digitales). En ese rol, Verifícame trata datos personales de dos formas distintas:

• Como responsable, respecto de los datos de las empresas y personas que contratan directamente los servicios de Verifícame (clientes, contactos comerciales, usuarios del panel).
• Como encargado, respecto de los datos de los clientes finales de cada negocio que usa nuestra infraestructura (por ejemplo, quien hace un pedido por WhatsApp a un restaurante). En ese caso, el negocio que opera el canal de WhatsApp es el responsable de esos datos, y Verifícame los trata únicamente para prestarle el servicio contratado.

Datos que recolectamos

Dependiendo del servicio, podemos tratar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de teléfono/WhatsApp, correo electrónico.
• Datos de la interacción por WhatsApp: identificadores de la cuenta de WhatsApp Business (WABA), plantillas de mensaje utilizadas, mensajes enviados y recibidos, metadatos de la conversación (hora, estado de entrega) y suscripciones a webhooks necesarias para procesar los mensajes.
• Datos de pedidos y de negocio: productos consultados en una carta digital, pedidos realizados, preferencias de compra, y datos de facturación u operación del negocio cliente (razón social, dirección del establecimiento, método de pago del pedido cuando aplica).
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y registros de uso de nuestras plataformas.

Cómo usamos los datos que llegan por WhatsApp

Usamos la WhatsApp Business Platform de Meta para operar VFoodie, VMenus y las automatizaciones que construimos a la medida de cada negocio cliente. Los mensajes y datos que llegan por WhatsApp se utilizan exclusivamente para:

• Procesar el pedido o la solicitud dentro del flujo configurado por el negocio cliente.
• Mantener el historial de conversación asociado a cada contacto.
• Ejecutar las automatizaciones que el propio negocio configura (recordatorios, confirmaciones de pedido, solicitudes de reseña).
• Prestar soporte técnico y diagnosticar incidencias del servicio.

No usamos el contenido de las conversaciones con fines publicitarios ni lo vendemos a terceros.

Solicitudes para contratar VMenus

Cuando un negocio nos pide su carta digital —en un formulario de nuestros anuncios en Facebook o Instagram, o en nuestra página de solicitud, directamente o a través de un asesor comercial de Verifícame—, tratamos los datos que nos entrega en ese formulario:

• El nombre del negocio, la ciudad y el tipo de negocio.
• El nombre y el número de WhatsApp de la persona que hace la solicitud.
• Los comentarios que quiera añadir.
• Cuando la solicitud llega desde un anuncio, la campaña y el anuncio de los que proviene.

Usamos estos datos únicamente para contactarle por WhatsApp, atender su solicitud y, si decide contratar, crear y activar su cuenta. Solo los tratamos si usted marca la casilla de autorización del formulario, y guardamos la fecha en que la otorgó como prueba de esa autorización.

Para gestionar la solicitud intervienen, como encargados, los siguientes proveedores: Meta Platforms, Inc., cuando la solicitud llega desde un formulario de sus anuncios; Supabase, donde se guarda la solicitud; n8n, nuestra herramienta de automatización; Telegram, por donde avisamos internamente a nuestro equipo de que llegó una solicitud nueva; y Cloudflare, que comprueba que el formulario de nuestra página lo envía una persona y no un programa automatizado, para lo cual analiza datos técnicos de su navegador, como la dirección IP. Algunos de estos proveedores almacenan la información en servidores ubicados fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos.

Si la solicitud termina en la contratación del servicio, sus datos pasan a formar parte de la relación con el cliente descrita en esta política. Si no, la solicitud se descarta y sus datos se eliminan a más tardar seis (6) meses después de descartarla.

Reservas de mesa en las cartas de los restaurantes

Algunos restaurantes que usan VMenus activan en su carta digital un formulario para reservar mesa. Cuando usted lo diligencia, tratamos los datos que escribe en él: su nombre, su número de celular, la fecha y la hora de la reserva y el número de personas.

En este caso el restaurante es quien decide para qué se usa la reserva, y Verifícame actúa como encargado: guardamos los datos en nuestra plataforma para que el restaurante los vea en su panel, confirme o cancele la reserva y le escriba a usted por WhatsApp. Usted ve en el formulario para qué se usan sus datos antes de enviarlos. No le enviamos mensajes automáticos ni usamos estos datos para otra finalidad.

Los datos de la reserva se guardan en Supabase, nuestro proveedor de base de datos, que puede almacenarlos en servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos. Solo tienen acceso a ellos el restaurante al que usted reservó y el personal autorizado de Verifícame para soporte. Se eliminan automáticamente a más tardar noventa (90) días después de la fecha de la reserva.

Finalidades del tratamiento

• Prestar el servicio de mensajería y automatización contratado.
• Dar soporte técnico y comercial a nuestros clientes.
• Cumplir con las políticas de Meta / WhatsApp Business Platform como proveedor tecnológico.
• Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio.
• Mejorar nuestros productos y prevenir fraude o uso indebido de la plataforma.

Base del tratamiento

Como regla general, tratamos sus datos con base en su autorización previa, expresa e informada, otorgada al aceptar estos documentos o al contratar el servicio a través del negocio con el que usted interactúa. Excepcionalmente, podemos tratar datos sin autorización cuando la ley lo permite —por ejemplo, cuando el dato es requerido por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, o por orden de una autoridad judicial o administrativa.

Con quién compartimos los datos

Para operar el servicio, los datos pueden ser tratados por proveedores tecnológicos que actúan como encargados, en particular Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform), proveedores de infraestructura en la nube donde alojamos nuestras aplicaciones, y el propio negocio cliente (por ejemplo, el restaurante) al que corresponde el pedido o la conversación. Los proveedores que intervienen en las solicitudes para contratar VMenus se detallan en el numeral 05; las reservas de mesa, en el numeral 06. No vendemos datos personales a terceros.

Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales: cifrado en tránsito, control de acceso por roles a nuestros sistemas, credenciales y tokens de conexión con Meta almacenados de forma cifrada, y copias de seguridad periódicas.

Conservación de los datos

Conservamos los datos mientras exista una relación contractual vigente con el negocio cliente y, posteriormente, durante los plazos que exija la ley (por ejemplo, obligaciones contables o tributarias). Cuando el negocio cliente cancela su cuenta o se solicita la eliminación de datos, procedemos conforme a nuestras instrucciones de eliminación de datos.

Cookies y tecnologías similares

Este sitio no utiliza cookies propias de seguimiento. Carga tipografías desde Google Fonts, lo que implica una solicitud al servidor de Google que puede registrar la dirección IP del visitante conforme a las políticas de Google. Si en el futuro incorporamos herramientas de analítica o publicidad, actualizaremos esta sección antes de activarlas.

Derechos del titular

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos.

Cómo ejercer sus derechos

Puede ejercer sus derechos escribiendo a [email protected], indicando su nombre completo, el derecho que desea ejercer y una descripción clara de su solicitud. Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, respondemos las consultas dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción (prorrogables 5 días hábiles adicionales, informando el motivo), y resolvemos los reclamos —incluidas las solicitudes de supresión— dentro de los 15 días hábiles siguientes (prorrogables hasta 8 días hábiles adicionales, informando el motivo y la fecha en que se atenderá). Si su solicitud es específicamente de eliminación de datos, puede seguir directamente nuestras instrucciones de eliminación de datos.

Vigencia y cambios a esta política

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio del documento. Podemos actualizarla para reflejar cambios normativos o en nuestros servicios; los cambios relevantes se publicarán en esta misma página.